Tutte le aziende che operano sul territorio con sedi periferiche, debbono affrontare quotidianamente le esigenze legate alla comunicazione aziendale.

I sistemi di web collaboration nascono di fatto allo scopo di rispondere ad alcune problematiche che tradizionalmente sono state affrontate attraverso fax, telefono, posta elettronica o al limite tecnologie di videoconferenza.

I sistemi di web collaboration aggiungono al flusso audio-video strumenti che risultano efficaci nel superare i limiti dei sistemi tradizionali di comunicazione.
Gli utenti infatti possono:

Visualizzare presentazioni che vengono "proiettate" accanto all'immagine di chi parla, come se l'interazione si svolgesse in una normale sala riunioni. L'oratore si predispone i contenuti prima della riunione utilizzando gli strumenti comuni di office automation quali Microsoft Powerpoint o Word.

Distribuire documenti tra i partecipanti. Non è necessario usare fax e fotocopie, i documenti vengono distribuiti come normali files che i singoli utenti potranno utilizzare nei loro pc ed eventualmente stampare.

Condividere applicazioni in tempo reale con gli interlocutori. Si pensi ad esempio ad un documento di Excel che viene utilizzato da tutti i partecipanti in tempo reale per raggiungere l'elaborazione comune di un dato numerico.

Effettuare sondaggi, anche anonimi, per verificare rapidamente le opinioni dei partecipanti.

Utilizzare strumenti interattivi (richieste di conferma, alzata di mano, sondaggi) per mantenere desta l'attenzione degli interlocutori. E' difficile infatti, come accade nella videoconferenza, mantenere la concentrazione su un video che ci impone un rapporto passivo con chi sta parlando.

Registrare gli eventi in formato digitale per poterli rivedere in un secondo momento tramite web. Non è necessario predisporre sistemi di videoregistrazione, né distribuire copie di videocassette. Tutte le operazioni di registrazione e riproduzione avvengono attraverso pochi click su un'interfaccia intuitiva.

I sistemi di web collaboration comportano inoltre una serie di vantaggi non trascurabili che riguardano  gli aspetti infrastrutturali.

La videoconferenza - ad esempio - in questi anni è stata utilizzata solo nei momenti ufficiali e formali della vita delle aziende, senza mai prendere piede come tecnologia quotidiana al servizio delle reali esigenze operative.

Alto costo di investimento su tecnologie soggette ad obsolescenza, scarsa flessibilità nell'utilizzo, limiti intrinseci nella qualità della comunicazione, elevati costi telefonici, hanno impedito a molte aziende di investire sull'innovazione tecnologica.

I sistemi di web collaboration sono basati sull'utilizzo della rete internet. In questo modo non è necessario generare nuovo traffico telefonico a consumo sulle linee telefoniche in chiamate interurbane. E' sufficiente essere connessi sulla rete urbana al proprio internet service provider.

I terminali che consentono l'interazione non sono apparecchi complessi e costosi dedicati a questa funzione esclusiva, ma sono i semplici pc della rete aziendale. E' sufficiente una normale scheda audio, microfono e cuffia, una webcam a basso costo, per poter partecipare ad una riunione da qualsiasi postazione.

Lo scopo della nostra iniziativa non è convincere il nostro cliente ad investire risorse su un prodotto hardware o software. Ci proponiamo come portatori di soluzioni e di servizi, e ci mettiamo a vostra disposizione per progettare e gestire per voi le tecnologie più efficaci per le vostre esigenze. Miriamo a costruire un rapporto quotidiano con la vostra azienda, mettendovi a disposizione i nostri progettisti, il nostro helpdesk tecnico, la nostra regia remota. Tutto quello che vi serve per trasformare la comunicazione da problema a punto di forza della vostra azienda.